Le Fonds mondial ouvre la voie à la transition vers une nouvelle fonction d’évaluation indépendante qui remplacera le TERG

9. ACTUALITE
15 Nov 2021
Les circonscriptions soulignent la nécessité de préserver l’indépendance et de promouvoir l’apprentissage

À l’occasion de sa 46e réunion, qui s’est tenue virtuellement du 8 au 10 novembre 2021, le Conseil d’administration du Fonds mondial a approuvé la création du Comité d’évaluation indépendante (CEI), qui forme l’une des structures de la nouvelle fonction d’évaluation indépendante. Cette nouvelle fonction d’évaluation remplacera le Groupe technique de référence en évaluation (TERG en anglais), le Fonds mondial ayant par ailleurs approuvé la dissolution de ce dernier au terme de la période de transition, le 31 décembre 2022. Afin de faciliter les choses, le Conseil d’administration a chargé le Comité de la stratégie d’élaborer et superviser les modalités de transition entre le TERG et le CEI.

Il a également approuvé les modifications à apporter aux documents de gouvernance fondateurs pour la mise en œuvre du nouveau modèle d’évaluation indépendante. Les documents à réviser sont les Statuts du Fonds mondial et l’Acte constitutif du Comité de la stratégie. Le Conseil d’administration a par ailleurs approuvé le mandat du nouveau Comité d’évaluation indépendante. Ces révisions sont nécessaires du fait que le nouveau modèle requiert de modifier la structure de gestion de la fonction d’évaluation indépendante et la manière dont la surveillance de la qualité et de l’indépendance de la fonction d’évaluation est assurée.

Dans cette décision, le Conseil d’administration demande au Secrétariat de mettre à jour toute politique, tout document de gouvernance pertinent, tout acte constitutif, tout mandat, toute entente ou toute décision antérieure, au besoin, de manière à ce qu’ils correspondent aux documents ci-dessus. Il a en outre demandé au Comité de la stratégie, au titre de son rôle de supervision de la fonction indépendante, d’examiner l’efficacité des orientations et des procédures élaborées pour préserver l’indépendance et les éléments d’apprentissage de la fonction d’évaluation.

Cet article récapitule le document présenté au Conseil d’administration et la décision ratifiée par celui-ci (la décision du Conseil d’administration est disponible dans son intégralité à la fin de cet article). Il met également en lumière les modifications du document du Conseil d’administration et les retours des circonscriptions.

Nouvelle fonction d’évaluation indépendante approuvée au terme de longues discussions

Lors de la 15e réunion du Comité de la stratégie, en mars dernier, un consultant indépendant avait proposé trois modèles pour une nouvelle fonction d’évaluation indépendante. Le premier de ces modèles intégrait la fonction d’évaluation au sein du Secrétariat, avec une supervision limitée. Le deuxième modèle intégrait également la fonction d’évaluation au sein du Secrétariat, mais avec un degré significatif de supervision indépendante, et le troisième modèle proposait une fonction d’évaluation structurellement indépendante, séparée du Secrétariat. Depuis, le Comité de la stratégie, le Groupe de travail pour le suivi et l’évaluation, le Groupe technique de référence en évaluation et le Secrétariat ont longuement discuté des différents modèles et ont évalué leur potentiel à remédier aux faiblesses actuelles. Le Comité de la stratégie a finalement approuvé le deuxième modèle à sa 17e réunion en octobre 2021.

La nouvelle fonction d’évaluation indépendante couvrira les évaluations telles que les évaluations stratégiques (notamment les examens stratégiques), les évaluations thématiques et programmatiques et les évaluations de programmes de pays au cas par cas. Elle s’appuiera sur l’apprentissage, les meilleures pratiques et les innovations en matière de méthodologie et de gestion de l’évaluation, ainsi que sur l’exploitation des évaluations pour promouvoir l’apprentissage au sein du Fonds mondial.

Les rôles et responsabilités sont répartis entre différents organes

La responsabilité du nouveau modèle de fonction d’évaluation indépendante est partagée entre les organes de gouvernance du Fonds mondial et le Secrétariat. L’évaluation indépendante est assurée par deux structures : 1) une Unité d’évaluation, située au sein du Bureau du Directeur exécutif et dirigée par le Directeur de l’évaluation et de l’apprentissage (DEA), et 2) un Comité d’évaluation indépendante, groupe consultatif indépendant du Secrétariat qui rend compte au Conseil d’administration par l’intermédiaire du Comité de la stratégie.

Figure 1 : Structure du nouveau modèle d’évaluation indépendante

L’Unité d’évaluation assurera les activités courantes d’évaluation

L’Unité d’évaluation réalisera toutes les évaluations indépendantes du Fonds mondial selon un calendrier pluriannuel approuvé par le Conseil d’administration au travers du Comité de la stratégie. Elle sera en contact régulier avec les parties prenantes au Secrétariat, avec le Comité de la stratégie et le Comité d’évaluation indépendante, ainsi qu’avec les acteurs aux niveaux mondial et des pays. Elle apportera en outre un soutien administratif au Comité d’évaluation indépendante.

À la tête de l’Unité d’évaluation, le Directeur de l’évaluation et de l’apprentissage sera responsable du fonctionnement efficace de l’Unité, sous la supervision du Bureau du Directeur exécutif et du Comité d’évaluation indépendante. Le Comité de la stratégie, le Comité d’évaluation indépendante et le Bureau du Directeur exécutif participeront au recrutement du Directeur de l’évaluation et de l’apprentissage. Toutefois, étant donné que le Comité d’évaluation indépendante n’a pas encore été créé, le représentant du Comité de la stratégie au sein du TERG et le président actuel de celui-ci seront chargés de recruter le premier Directeur. Le Secrétariat a déjà élaboré la description de poste du Directeur de l’évaluation et de l’apprentissage, que le Comité de la stratégie a examiné lors de sa réunion d’octobre. Le Comité de la stratégie examinera toute modification future de la description de poste.

Le Comité d’évaluation indépendante remplacera le TERG selon un mandat révisé

Le Comité d’évaluation indépendante se composera d’experts techniques de renom dans le domaine de l’évaluation. Il fournira des garanties de qualité et indépendantes au Conseil d’administration concernant les activités d’évaluation indépendante du Fonds mondial. Toutefois, à la différence de son prédécesseur, le Groupe technique de référence en évaluation, le Comité d’évaluation indépendante ne participera pas à la gestion courante des évaluations, de manière à préserver son indépendance au regard du processus d’évaluation. Le Comité d’évaluation indépendante interviendra au terme d’une évaluation, fournissant une appréciation de la qualité et de l’indépendance de l’exécution de l’évaluation ainsi qu’une analyse des incidences concernant les conclusions et les recommandations, notamment les principaux domaines liés aux politiques, aux processus et à la mise en œuvre requérant l’attention du Comité de la stratégie, du Conseil d’administration ou des deux. Ces commentaires seront publiés parallèlement à l’évaluation.

Dans son rôle consultatif, le Comité d’évaluation indépendante formulera des recommandations d’amélioration des méthodologies et procédures d’évaluation, des mécanismes d’assurance de la qualité et des mesures de sauvegarde de l’indépendance. Il recommandera par ailleurs des manières innovantes de renforcer l’exécution et l’utilisation des évaluations, notamment des améliorations de l’échange et de la diffusion des connaissances. Selon une modification du document du Conseil d’administration, le Comité d’évaluation indépendante présentera un rapport annuel au Conseil, soulignant les principaux apprentissages et observations issus des évaluations. Le Comité d’évaluation indépendante peut également se servir de son rapport annuel pour faire remonter toute préoccupation concernant les performances de l’Unité d’évaluation ou son indépendance.

Le mandat du Comité d’évaluation indépendante figure parmi les documents approuvés par le Conseil d’administration.

La fonction révisée du Comité de la stratégie requiert de modifier les documents de gouvernance

Le Comité de la stratégie est responsable de la désignation des membres et du président du Comité d’évaluation indépendante, avec le concours du Secrétariat. Il recommandera également l’approbation, par le Conseil d’administration, du calendrier pluriannuel d’évaluation, une fois celui-ci élaboré par le Directeur de l’évaluation et de l’apprentissage et approuvé par le Comité d’évaluation indépendante. Le Comité de la stratégie approuvera le plan de travail annuel des évaluations et recommandera le budget associé au plan de travail dans le cadre du processus régulier lié aux dépenses de fonctionnement. Le Comité de la stratégie sera représenté par un membre d’office au sein du Comité d’évaluation indépendante.

L’Acte constitutif révisé du Comité de la stratégie et les Statuts révisés du Fonds mondial reflètent les nouvelles responsabilités du Comité de la stratégie.

Le Directeur exécutif veillera à ce que l’Unité d’évaluation dispose de ressources suffisantes

Le Bureau du Directeur exécutif sera responsable de préserver l’intégrité et l’indépendance de la fonction d’évaluation au sein du Secrétariat. Il veillera à ce que l’Unité d’évaluation du Secrétariat dispose de ressources suffisantes et du mandat approprié pour remplir ses fonctions. Le Bureau du Directeur exécutif se chargera de l’élaboration et de la mise en œuvre des mesures de gestion découlant des conclusions et recommandations des évaluations.

Le nouveau modèle remédie aux faiblesses en matière d’évaluation

Le nouveau modèle d’évaluation indépendante cherche à remédier aux faiblesses et aux difficultés de la fonction actuelle d’évaluation indépendante, en particulier en ce qui concerne la fragmentation, la pertinence et l’apprentissage, tel qu’identifié par l’évaluation indépendante du TERG en 2019 et par l’examen des fonctions de suivi et d’évaluation en 2020. Ce modèle a été privilégié par rapport aux autres pour les raisons suivantes :

  • En plaçant l’Unité d’évaluation au sein du Bureau du Directeur exécutif, le nouveau modèle garantira la stimulation de l’apprentissage depuis les sphères supérieures. La fonction actuelle d’évaluation indépendante n’a pas réussi à favoriser une culture d’apprentissage au sein de l’organisation. Le modèle améliorera en outre l’utilisation des conclusions des évaluations par les décideurs, notamment, en ce qui concerne des outils de communication adaptés à différents publics et à leurs besoins.
  • Le nouveau modèle résoudra par ailleurs les problèmes de fragmentation et atténuera les doublons. La fonction actuelle d’évaluation manque de clarté quant à la question de savoir quelles évaluations devraient être dirigées par le Secrétariat et le TERG. Dans ce nouveau modèle, l’Unité d’évaluation servira de « guichet unique » pour toutes les évaluations.
  • Le nouveau modèle améliorera la responsabilisation au regard des conclusions des évaluations. Une Unité d’évaluation intégrée au sein du Secrétariat permettra des liens plus solides et une meilleure connaissance des activités quotidiennes du Fonds mondial, afin de faciliter une plus grande pertinence et opportunité des conclusions des évaluations.
  • Bien qu’il ne soit pas structurellement indépendant, le modèle comporte une série de protections destinées à préserver divers aspects de l’indépendance. L’Unité d’évaluation sera indépendante des fonctions opérationnelles, d’élaboration des politiques, de gestion et de prise de décision du Secrétariat.

L’indépendance du nouveau modèle est confrontée à des risques potentiels

Le document du Conseil d’administration mettait en évidence plusieurs risques menaçant l’indépendance fonctionnelle et comportementale et les protections mises en place pour atténuer ces risques aux différents stades d’évaluation. Le Fonds mondial a mis en place diverses mesures destinées à préserver l’indépendance. L’indépendance organisationnelle sera améliorée par la double responsabilité en matière de communication de l’information du DEA (au Bureau du Directeur exécutif et au CEI), le rôle de supervision du Comité d’évaluation indépendante et un examen planifié de la fonction d’évaluation par le Bureau de l’Inspecteur général (BIG) et le Comité d’évaluation indépendante au plus tard le 31 décembre 2023.

Les différents organes promouvront l’indépendance fonctionnelle aux différents stades d’évaluation. Parmi les exemples, on peut citer l’approbation, par le Conseil d’administration, du calendrier pluriannuel d’évaluation par l’intermédiaire du Comité de la stratégie au stade de la planification, ou le recrutement de sociétés ou de consultants indépendants pour mener les évaluations au stade de la demande d’évaluation. Au stade de la mise en œuvre, le Comité d’évaluation indépendante examinera les mandats, les rapports initiaux et les rapports d’évaluation en se concentrant sur le caractère indépendant de l’évaluation. Le Comité d’évaluation indépendante fournira des exposés de position sur les évaluations en même temps que son rapport annuel au Conseil d’administration, durant les stades des conclusions et des mesures de gestion. Au stade final, de diffusion et d’apprentissage, le Comité d’évaluation indépendante surveillera la publication des rapports d’évaluation.

Le recrutement du DEA et la mise en place du CEI sont les prochaines étapes clés

À l’issue de cette approbation du Conseil d’administration, le Fonds mondial entamera le recrutement du DEA et, avec la direction actuelle du TERG, lancera la planification de la transition du Groupe technique de référence en évaluation au nouveau Comité d’évaluation indépendante. Une fois le DEA embauché et le CEI constitué, le Secrétariat élaborera les procédures opérationnelles normalisées définissant le rôle de chaque partie prenante dans les différentes procédures liées à l’évaluation. Le Comité de la stratégie révisera la procédure documentaire du TERG (GF/SC05/07) avant de rédiger le premier rapport d’évaluation supervisé par le CEI, en collaboration avec le Secrétariat, de manière à ce qu’il reflète le nouveau modèle d’évaluation.

Le document du Conseil d’administration souligne la nécessité de procéder rapidement au recrutement du DEA et à la création du CEI pour garantir les aspects opérationnels, notamment la finalisation des procédures opérationnelles normalisées, à l’approche de 2023 avec un calendrier pluriannuel d’évaluation pour la période couverte par la prochaine stratégie. Le TERG devra par ailleurs terminer tous ses examens et toutes ses évaluations d’ici la fin 2022.

Retours des circonscriptions

Les circonscriptions ont exprimé leur immense soutien à la nouvelle fonction d’évaluation indépendante. Cependant, elles se sont dites inquiètes en ce qui concerne la question de la préservation de l’indépendance de la nouvelle fonction d’évaluation. Elles ont souligné la nécessité de protéger l’indépendance durant la mise en pratique du modèle, en particulier durant l’élaboration des procédures opérationnelles normalisées. Elles ont appelé à une supervision appropriée par le Conseil d’administration et ses comités pendant cette phase. Par ailleurs, les circonscriptions ont accueilli favorablement l’examen du Bureau de l’Inspecteur général prévu en 2023, qui évaluera le caractère adéquat et efficace de la fonction d’évaluation et du CEI.

Elles ont également signalé leurs préoccupations concernant la promotion de l’apprentissage sur la base des conclusions des évaluations. Elles ont demandé des éclaircissements sur la manière dont les recommandations des évaluations seront élaborées et dans quelle mesure elles seront contraignantes. Les circonscriptions ont en outre plaidé en faveur d’une procédure plus définie de suivi, par le Conseil d’administration, de l’apprentissage et de la mise en œuvre des recommandations, soit en tant que mesures de gestion convenues, telles que celles du Bureau de l’Inspecteur général, soit par un mécanisme similaire.

Les circonscriptions ont également appelé à une participation et un engagement accrus des partenaires dans les pays, notamment les instances de coordination nationale et les communautés. Elles ont demandé une approche plus stratégique et sélective dans l’établissement des priorités futures en matière d’évaluation. Les différents organes doivent promouvoir la contribution des parties prenantes dans les pays à l’identification des priorités d’évaluation. Enfin, les circonscriptions ont demandé que le Secrétariat publie rapidement les rapports d’évaluation afin d’améliorer le partage des connaissances, l’apprentissage et la diffusion des bonnes pratiques.

Décision GF/B46/DP06 : Fonction d’évaluation indépendante

Le Conseil d’administration prend note de la recommandation du Comité de la stratégie et du Comité d’éthique et de gouvernance présentée dans le document GF/B46/05 rev1 relativement au nouveau modèle d’évaluation indépendante qui remplace le Groupe technique de référence en évaluation. Il décide en outre d’approuver la création du Comité d’évaluation indépendante, conformément au document GF/B46/05 rev1. 

En conséquence, le Conseil d'administration : 

  1. modifie les Statuts du Fonds mondial, conformément à l’annexe 1 du document GF/B46/05 rev1. Les modifications prendront effet le 31 décembre 2022 ; 
  2. modifie l’Acte constitutif du Comité de la stratégie, conformément à l’annexe 2 du document GF/B46/05 rev1. Les modifications prendront effet le 31 décembre 2022 ; 
  3. approuve le mandat du Comité d’évaluation indépendante (CEI), conformément à l’annexe 3 du document GF/B46/05 rev1, qui prendra effet le 31 décembre 2022. Le CEI constituera une structure de la fonction d’évaluation indépendante, auparavant représentée par le Groupe technique de référence en évaluation. Le Conseil d’administration indique que l’approbation des modifications non significatives ultérieures de ce document relève du Comité de la stratégie ; 
  4. demande au Secrétariat de mettre à jour, sous la supervision des comités permanents appropriés, toute politique, tout document de gouvernance pertinent, tout acte constitutif, tout mandat, toute entente ou toute décision antérieure, au besoin, de manière à ce qu’ils correspondent aux documents approuvés aux termes des paragraphes 1, 2 et 3 de la présente décision et à garantir une transition ordonnée entre le Groupe technique de référence en évaluation et le CEI ; 
  5. demande au Comité de la stratégie, au titre de son rôle de supervision de la fonction d’évaluation indépendante, d'examiner l’efficacité des orientations et des procédures élaborées pour préserver l’indépendance et les éléments d’apprentissage de la fonction d’évaluation ; 
  6. décide de dissoudre le Groupe technique de référence en évaluation à l’issue de la période de transition prenant fin le 31 décembre 2022 et charge le Comité de la stratégie d’élaborer les modalités de transition entre le CEI et le Groupe technique de référence en évaluation, et de superviser cette transition. 

Incidence budgétaire (incluse ou ajoutée au budget de fonctionnement)

Le document GF/B46/05 rev1 du Conseil d’administration sur la fonction d’évaluation indépendante et la décision GF/B46/DP06 devraient être disponibles prochainement à l’adresse suivante : https://www.theglobalfund.org/en/board/meetings/46

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